นักบัญชีที่ยังทำ Excel ด้วยมือทั้งหมด สามารถใช้ Gemini ที่ฝังอยู่ใน Google Sheets แก้ปัญหางานซ้ำๆ ได้ทีละขั้นตอนดังนี้

เปิดใช้ Gemini ในสเปรดชีต

เมื่อเปิด Google Sheets จะมีแถบ Gemini อยู่มุมขวาบนของหน้าจอ คลิกเพื่อเปิดหน้าต่างสั่งงาน AI ได้ทันทีโดยไม่ต้องออกจากไฟล์ที่กำลังทำงานอยู่ ฟีเจอร์นี้ต้องอยู่ในแผน Google Workspace หรือ Google AI ที่รองรับ (เช่น Business Standard, Business Plus, Enterprise หรือ Google AI Pro) จึงจะใช้งานได้เต็มรูปแบบ

สรุปข้อมูลจำนวนมากด้วยคำสั่งเดียว

พิมพ์คำสั่งในแถบ Gemini เช่น "สรุปแนวโน้มยอดขายจากคอลัมน์ B" หรือ "หาความผิดปกติในยอดค่าใช้จ่ายเดือนนี้" ระบบจะอ่านข้อมูลทั้งแถวหรือคอลัมน์แล้วสร้างสรุปอัตโนมัติออกมาเป็นข้อความอ่านง่าย วิธีนี้ช่วยตัดขั้นตอนการนั่งไล่ตัวเลขทีละแถวออกไปได้ทั้งหมด

สร้างสูตรโดยไม่ต้องจำ Syntax

แทนที่จะค้นหาสูตรใน Google หรือถามเพื่อนร่วมทีม ให้พิมพ์ความต้องการเป็นภาษาพูดในแถบ Gemini เช่น "นับจำนวนแถวที่ยังไม่ชำระเงินในคอลัมน์ E" หรือ "สร้างสูตรคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มจากยอดในคอลัมน์ C" ระบบจะเขียนสูตรให้ทันทีและอธิบายวิธีทำงานของสูตรนั้นด้วย

สร้างตารางและกราฟอัตโนมัติ

Gemini ใน Sheets สามารถสร้างตาราง สร้างกราฟ และวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกได้จากคำสั่งง่ายๆ เช่น "สร้างกราฟวันที่บนแกน x และยอดรวมบนแกน y" ระบบจะสร้างกราฟให้ในแถบด้านข้างและสามารถแทรกลงในชีตได้ทันที กราฟที่สร้างยังแก้ไขได้หลังสร้าง ทำให้ปรับแต่งรายงานนำเสนอผู้บริหารได้เร็วขึ้นมาก

สรุปไฟล์และอีเมลโดยไม่ต้องเปิดหลายแอป

ฟีเจอร์เด่นอีกอย่างของ Gemini ใน Sheets คือการสรุปไฟล์จาก Drive และอีเมลจาก Gmail ได้จากภายในสเปรดชีตเลย เช่น ถ้าลูกค้าส่งไฟล์ใบแจ้งหนี้มาทาง Gmail สามารถให้ Gemini สรุปเนื้อหาและดึงตัวเลขสำคัญเข้ามาไว้ในชีตได้โดยไม่ต้องสลับหน้าจอไปมา

ใช้ @ Search Menu ดึงข้อมูลจากไฟล์อื่น

ในสเปรดชีต สามารถใช้เมนู @ เพื่อดึงข้อมูลอ้างอิงจากไฟล์อื่นในองค์กรมาใช้ในการวิเคราะห์ได้ทันที ช่วยให้การเปรียบเทียบงบข้ามไฟล์หรือข้ามช่วงเวลาทำได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้อง copy-paste ข้อมูลไปมา

คำสั่งที่ใช้บ่อยในงานบัญชี

ข้อควรระวังก่อนใช้จริง

ผลลัพธ์จาก AI ควรถูกตรวจสอบโดยนักบัญชีเสมอก่อนนำไปใช้จริง โดยเฉพาะตัวเลขที่มีผลต่อการยื่นภาษีหรือรายงานทางการเงิน ฟีเจอร์นี้ทำงานได้ดีที่สุดกับไฟล์ Google Sheets แบบ native ดังนั้นหากยังใช้ไฟล์ .xlsx อยู่ อาจต้องแปลงไฟล์ก่อนเพื่อให้ Gemini ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ

สำหรับทีมที่ใช้ Google Workspace อยู่แล้ว การลองเปิดแถบ Gemini ในสเปรดชีตที่ใช้งานทุกวันเป็นจุดเริ่มต้นที่ทำได้ทันทีโดยไม่ต้องเรียนระบบใหม่

สิ่งที่แผน Pro เพิ่มให้มากกว่าที่ใช้ทดลอง

ผู้ใช้ทั่วไปจะเจอข้อจำกัดของ context window และโควตาการใช้งานต่อวัน ในขณะที่แผน Google AI Pro ให้ context window สูงถึง 1 ล้านโทเคน ทำให้สามารถอัปโหลดและวิเคราะห์เอกสารทางการเงินขนาดใหญ่ได้ในครั้งเดียว พร้อมโควตาการใช้งานที่สูงขึ้นสำหรับงานที่ต้องทำต่อเนื่องทุกวัน แผนนี้ยังรวมสิทธิ์เข้าถึง Gemini แบบเต็มรูปแบบใน Docs, Sheets, Drive และ Slides พร้อมพื้นที่เก็บข้อมูล Google One เพิ่มเติม ซึ่งเหมาะกับทีมบัญชีที่ต้องจัดการไฟล์งบการเงินจำนวนมากในแต่ละเดือน

สำหรับทีมที่ใช้ Google Workspace อยู่แล้วและรู้สึกว่าโควตาฟรีไม่พอสำหรับงานปิดงบที่ต้องทำซ้ำทุกเดือน การอัปเกรดเป็น Google AI Pro เป็นทางเลือกที่ทำให้ใช้ฟีเจอร์ Gemini ใน Sheets ได้แบบไม่ต้องรอคิวหรือกังวลเรื่อง context window ที่จำกัด